情報共有と情報伝達の重要性
EPLUの加藤です。
今回は、当社が抱えている課題について取り上げてみたいと思います。
情報共有と情報伝達の重要性
社内だけでなく社外も含めて、適切に情報を共有する、という事はビジネスを行う上で重要な活動のひとつです。
- お客様に分かりやすく情報を提供する
- お客様から必要な情報を入手する
- プロジェクトメンバーにプロジェクトの内容を説明する
情報を共有するためには、いかに正しく情報を伝達するか、が鍵になります。
情報が正しく伝わらない事がある
仕事をしていると、正しく情報が伝わらない、という場面に遭遇することがあります。
関係者に話を聞いてみたところ、
- 説明を受けた側に「分かった？」と聞くと「分かった」と答えたので、理解できたと思っていたら実は理解していなかった
- 資料を用意して説明したところ、説明を受けた側がまったく質問して来なかったので、理解出来たと思っていたら実はなんにも理解していなかった
- 説明されたとおりに作業をしてアウトプットを出したのに、それではダメだと言われた
という言い分でした。
これはどいういう事が起きているのか、ということを考えてみました。
情報が正しく伝わらない時に起きていること
基本的に、お互いの知識量に差がある場合は、情報が正しく伝わらないのです。
こんなイメージです。
（1）前提知識が足りていない
受け取る側が、資料の書かれている用語がわからなかったり、標準的な仕事の流れや業界動向を理解していないなど、前提となる知識にギャップがある場合です。
（2）必要最低限だけ伝達
伝える側が、最低限の情報だけを伝えていたり、（受け取り側に配慮して）単純化して情報を提供する場合があります。ここで情報を受け取った側が「これが情報のすべてだ」と勘違いするおそれがあります。
（3）知識の全体像が見えない
伝える側が適切に知識の全体像を提示しない場合、（知識が少ない）受け取り側が知識の全体像を把握することは困難です。
これはどちらかが悪いという訳ではなく、ギャップが存在しているという事実がそこにあるだけです。
ギャップを埋めるには「可視化」と「コミュニケーションの質と量」
ではギャップを埋めるにはどうしたらよいでしょうか？
知識量の差を埋めるには、簡単に解決する方法は無いと思います。
基本的な認識として、コミュニケーションの前提として、双方が「お互いの知識量が異なっている」という認識を持つことです。
そのうえで、情報を出来る限り可視化して、さらに十分な質と量のコミュニケーションをすることです。
情報を可視化するには、様々なフレームワークを参考にしたり、うまくモデルで抽象化するなど、工夫が必要になります。
このような地味な取り組みによって、お互いの知識の欠けている部分が見えてきて、そこを埋めるための情報を双方に提供し、結果として知識のギャップが埋まります。
完全に同じ知識を持つ必要はありませんが、コミュニケーションするために最低限の知識をお互いに持っていることが必要です。
