引き継ぎの意義

最近ますます家族サービスに勤しんでいる寺田です。

春になり、世の中はお花見のピークを迎えている頃。
この時期になると会社内部の人事異動が実施されますね。
今まで頑張っていた現場から泣く泣くさる人もいれば、
次の現場、新しい仕事にワクワクされている方もいるかもしれません。

去る人間、残る人間どちらにも関わってくる重要な作業が
今回の記事のテーマである「引き継ぎ」作業です。

引き継ぎとは？

それまで個人が受け持っていた作業・資源(電子データ、紙媒体等)・情報や知識を
残る人(その個人が抜けた後に担当となる人)が困る事のないように伝える事を言います。

そしてそれにはそれ相応の準備と、伝えるための時間が必要です。
突発的な要因で現場を抜ける事になるケースにおいては、さすがにその時点である物で
なんとかするしかないのですが、通常は1年分の作業に対して1ヵ月以上くらいの時間を
要すとても時間のかかる作業です。

忙しくてやってる時間がない・・・

などと言ってこれを怠ってしまうと、
残る人間が露頭に迷う事が容易に想像できるでしょう。

引き継ぎのための準備

近い内この場を去ると分かっている場合、引き継ぎを意識し始めます。
日々の業務が忙しく、この時点で共有できる資源・情報が資料にまとまっていない事の方
が多いかと思います。
それではどうするか。

簡単です。
「引き継ぎ用資料のフォーマットを現場入りした時点で作成する。」
「日々得た情報は、この資料に情報を得たタイミングで書く。」

これを毎日のように続けていると、これだけで引き継ぎの準備が整います。

ただこれは得た情報が箇条書き程度の情報であった場合です。
例えば用語集であったり、仕様であったり、現場の特徴とかルールなどです。

マネジメントのみを行っている人の場合は、上記で大半を引き継ぐ事が可能かと思います。

実際に成果物を作る側の人は仕様書・操作手順書を使用して引き継ぐ場合が多いですが、
そこに書かれていない内部的な課題、内部的な構造についても引き継ぐ事が最も重要です。

後に「なんでこんな事になっているんだ・・・引き継ぎの時はこんな事言ってなかったのに・・・」
とならないように引き継がれる方も確認を怠らない事が大切です。

引き継ぎは誰のためのもの？

引き継ぐ側の意識がこの考えを持っていないと、
とても浅く・薄い内容の引き継ぎ内容になります。

私も実際現場で引き継ぎされた際、テキストファイルに7行ほど箇条書きされた引き継ぎ資料を
渡されて驚愕した覚えがあります。

先にも書きましたが、引き継ぎは「引き継がれる側」のためのものです。
引き継がれる側とは、引き継ぎを受ける人と認識しがちですが、
そこに残る人達、チーム全体を指します。

その人が居なくなった事で発生する業務を、残った全員で対応するのですから当然の事ですね。

最後に

引き継ぎは
「残る人達へ安心感を与え、今後の業務に支障が出ないようにする。」
「抜ける前の最低限のマナー」
であると私は考えます。

皆さんは引き継ぎについてどれくらい重要視されていますか？
今一度引き継ぎについて考えてみてはいかがでしょうか？